Software de gerenciamento: Saiba porque ele é necessário para você

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Software de Gerenciamento em Clínica

Já temos conversado sobre gestão, marketing, propagandas e resultados em Odontologia, nos mais diversos textos publicados em nosso site, e também em nosso canal no youtube.

Entretanto ainda recebo e-mails com dúvidas sobre a necessidade de um programa de gestão. As dúvidas vão desde por quê até aspectos de segurança física, receita federal, etc… Assim esse texto objetiva esclarecer essas dúvidas conjuntamente.

Em primeiro lugar um programa de gerenciamento (software) tem um objetivo principal: facilitar a vida do dentista e as rotinas da clínica ou consultório. Assim, as rotinas de um bom programa permitem uma organização funcional muito útil e, acreditem, necessária.

Das funções mais básicas, o controle de agenda dos pacientes se torna mais fácil, rápido e eficiente. Para melhor explicar, o programa que utilizo (dental office) já envia, diariamente, SMS aos pacientes agendados no dia, lembrando-os de sua consulta. Essa funcionalidade já poupa tempo da secretária, que não precisa pesquisar na agenda de papel os pacientes agendados, separar as fichas, para então entrar em contato.

Outra funcionalidade básica e bem interessante é que o programa consegue lembrar a secretária que determinados clientes estão em época de retorno, para revisão de suas próteses, aparelhos, manutenções periodontais, etc. Assim, evitamos que pacientes sejam “esquecidos” e, consequentemente, nos esqueça também. Além de garantir saúde aos clientes e um bom retorno financeiro com essas manutenções.

Passando para funcionalidades mais específicas, os relatórios de gestão são fundamentais para um bom processo de tomada de decisões. Imagine que você esteja pensando em aumentar sua clínica, montar uma nova sala… os relatórios de atendimento podem orientar quais são os seus serviços mais rentáveis, ou os mais demorados e mesmo se algum colega que atenda em sua clínica é lucrativo ou não. Pode ser que o tempo que esse colega utiliza gere um lucro muito pequeno, perto do que você deixa de ganhar com outros serviços que não são realizados por falta de espaço na agenda. Talvez seja mais lucrativo diminuir ou eliminar esse colega, indicando o trabalho para outra clínica (formando uma parceria com ela, obviamente) e abrir espaço na sua agenda para procedimentos mais lucrativos. Isso é particularmente muito interessante para especialistas.

Ainda os relatórios de gestão podem apontar qual é seu público alvo, onde ele mora, como ele negocia os valores, enfim. São tantos processos possíveis que farão com que suas decisões tenham um suporte seguro e verdadeiro, aumentando muito as chances de acertos.

Quanto a segurança e validade jurídicas, afirmo que já existe um projeto de lei, atualmente na câmara dos deputados, que regulamenta a utilização de prontuários digitais. Do ponto de vista de validade jurídica, os prontuários digitais corretamente instruídos possuem não só validade jurídica, mas também mecanismos de segurança que comprovam sua não alteração de dados. Atualmente, com possibilidades de backup em nuvem, torna-se muito fácil e simples garantir a segurança dos dados, pois não mais dependemos de arquivos físicos que podem ser furtados, queimados, ou perdidos acidentalmente, o que ainda ocorre com os prontuários de papel.

Do ponto de vista financeiro a discrepância é enorme. Os softwares mostram rapidamente os clientes pagantes, inadimplentes, os que “sumiram”. Além de uma outra séria de funcionalidades, como a emissão de boletos bancários já dentro do próprio sistema.

Finalizando, não encontramos atualmente argumentos que ainda sustentem a utilização de prontuários de papel, tanto pelo risco quanto pelas pobres funcionalidades. Recomendo fortemente para todos os dentistas que invistam em um bom software de gerenciamento, treinem adequadamente seus funcionários para usá-lo e colham bons resultados.

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